Facturare pe SRL pentru servicii prestate ca Freelancer pe Elance / Odesk

Am inceput activitatea ca freelancer pe site-urile de genul Elance / oDesk si altele similare.

Activitatea a fost inceputa acum un an si am inceput usor, usor sa am incasari. Acum am deschis un SRL si as dori sa inregistrez incasarile viitoare pe societate pentru a fi in legalitate.
Am cateva intrebari legate de modul in care ar trebui sa intocmesc facturile pentru banii incasati prin aceste servicii.

Sistemul functioneaza in felul urmator:
Eu gasesc clientii prin serviciile respective, prestez munca solicitata si incasez banii de la clienti tot prin intermediul serviciilor respective (prin sistemul lor de plati).
Banii care se acumuleaza in contul meu de pe oDesk / Elance sunt apoi transferati in contul meu de PayPal. De pe PayPal solicit un transer transfer bancar intr-o banca din Romania (in lei sau o valuta). Odesk / Elance incaseaza un comision pentru serviciul lor de X% din suma si mai exista si ceva comisioane fixe de transfer. (comision Paypal $2,5)

Cum nu am o relatie contractuala directa cu clientii respectivi, lor le va emite oDesk / Elance o factura pentru servicii, nu le-o emit eu direct.
Cu atat mai mult, de multe ori nici nu am datele necesare pentru a putea emite o factura catre clientii respectivi (gen nume, banca, cod TVA daca sunt din UE, etc.), iar clientii sunt din zone diferite ale lumii.

Un exemplu concret:
Daca am lucrat cu un client si valoarea toala pentru munca prestata este $210, el a primit of factura de la Odesk / Elance de 210$.

Aveti atasat un exemplu al facturii emise:
dropbox . com/s/o98poxsvwcopbde/1.jpg?dl=0

In contul meu de pe oDesk / Elance s-au adunat 210$ - comision $18,38 (8,75%) = 191.62$


Aveti atasat extrasul din site-ul Elance:
dropbox . com/s/54w9e5k03fnbgs9/2.jpg?dl=0

Aici este factura comisionului de 8,75% perceput de Elance:
dropbox . com/s/19r0en63v3busuu/3.jpg?dl=0

In momentul in care solicit sa-mi fie tranferati banii in Romania, se mai percepe un comision de transfer prin PayPal (sa zicem 2,5$) iar suma ramasa este transferata la noi fie in lei fie in euro (la un curs USD/RON sau USD/EUR stabilit de Odesk / Elance).

Practic eu primesc in banca din Romania 191.62$, fie in lei, fie in EUR, la un curs valutar care difera de cursul BNR.

La trimiterea banilor de pe Paypal pe una din banci, detaliile apar in felul urmator:

Withdraw Funds to Credit Card (Unique Transaction ID # 9K456771VB123604N)

Total amount: -$191.62 USD
Fee amount: -$2.50 USD
Net amount: -$189.12 USD
Date: Mar 30, 2015
Time: 08:05:10 PDT
Status: Completed
Subject: You have sent $189.12 USD to Credit Card with PayPal
Transfer to: Visa Debit Card XXXX-XXXX-XXXX-0123
This transaction will appear on your bill as "PAYPAL *IONVASILE".


Cand banii ajung in contul unul din conturile din Romania informatia apare in felul urmator in extrasul de cont:


Asa apare in extrasul de cont de la Banca Transilvania:

Data entry carduri;ATM/POS 27/03/15 TID00000001 0000000144235314369001ION VASILE [CMTP502] 4141-9572 RRN - REF. 000z6641465852825. Si suma direct in lei


Asa apare in extrasul de cont de la ING:
01/04/2015 Cumparare POS corectie
Nr. card: 65xx xxxx xxxx 1234
Terminal: ION VASILE LU 35676369334
Data: 31-03-2015
Suma: 189,12 USD
Suma transmisa spre decontare: 174,08 EUR Rata ING: 4.3532
Credit: + 757.81 (suma care a fost incasata in lei)



Intrebarile legate de facturare:
1. Cum eu ca SRL am o relatie contractuala (un contract virtual) doar cu oDesk / Elance si ei actioneaza ca intermediari pentru plati si pentru serviciile prestate, banuiesc ca facturile va trebui sa le emit catre oDesk / Elance de fiecare data cand solicit o plata (un tranfer catre banca din RO), corect?

2. Cum justific eu ca suma incasata pe contul din romania pentru o anumita factura din Elance / Odesk?

3. Ce servicii facturez pe factura daca am lucrat pentru 5 clienti diferiti (sa presupunem ca am realizat logo-uri pentru 2 din ei si carti de vizita pentru ceilalti 3)? Iar transferul de pe PayPal in contul bancar din Romania o fac pentru suma cumulata din facturi ca sa nu mai platesc comisionul de transfer pentru fiecare tranzactie in parte. (Comision PayPal $2,5)


4. Pot emite factura fara sa am un contract fizic semnat de oDesk / Elance? Dupa cum ziceam, cu ei am doar un contract electronic acceptat de mine in momentul in care mi-am facut contul la ei (practic am acceptat User Agreement-ul lor, care e intocmit in engleza).

5. Cum banii o sa intre in EUR sau lei, dar din contul meu de freelancer pleaca o suma in USD (solicit transfer a X$), in ce moneda intocmesc factura si cand? Si la ce curs?
De obicei cursul de schimb nu e clar pana in momentul in care banii au ajuns in contul din RO (nu e clar la momentul la care se initiaza transferul).

6. Daca facturez la cursul BNR din ziua solicitarii transferului mai mult ca sigur o sa am diferente de curs valutar pana in momentul in care banii intra efectiv in cont. Cum inregistrez diferentele respective daca ele exista?

7. In cazul unui SRL, daca pastrez banii in EUR o perioada de timp, intr-un cont in EUR dintr-o banca din Romania, si apoi ii schimb in lei (sa presupunem la 6 luni dupa ce au intrat in contul din RO), mai inregistrez transferul EUR - RON in registrul de evidenta fiscala sau alte registre (registrul de incasari)?


Va rog sa ma ajutati in privinta acestei probleme.
Am citit pe diferite forumuri si parerile sunt impartite. Nu am reusit sa gasesc o solutie finala.
In momentul actual in Romania sunt inregistrati 17,886 de freelanceri doar pentru site-ul elance si foarte multi cautam aceste raspunsuri.
Daca aveti nevoie de mai multe informatii va rog sa imi spuneti.


Va multumesc si astept un raspuns.

La unele puncte de mai jos pot sa ti dau citeva informatii
1. e suficient user agreement stampilat de tine ca si contract valid cu oDesck/Elance
2. daca incasezi suma in USD si factura o emiti tot in USD sau treci echivalent in alte valute. Suma in USD trebuie sa intre in contul societatii nu in contul personal de card.
La contabilitate se fac corelarile intre facturile emise si intrarile in extrasul de cont de la banca in USD/Lei/EUR
3. conteaza suma finala lunara, nu cite servicii ai prestat pt suma respectiva. Daca vrei sa fii detaliat poti face un borderou atasat la factura cu zilele si serviciul prestat in respectivele zile
4. factura in sine poate reprezenta un contract
5. daca banii intra in cont in EUR, factura o vei face tot in Eur. Poti trece si echivalent USD, unde treci cursul de schimb EUR/USD in momentul emiterii facturii
6. diferentele de curs valutar se regleaza in contabilitate prin inregistrari separate
7. toate schimburile valutare se fac in cadrul firmelor doar prin banca si apar in extrasul de cont al firmei. In cazul in care trebuie inregistrate diferente de curs valutar, e treaba contabilului cum opereaza in contabilitatea firmei.

Citat:

---

Postat în original de geo888

La unele puncte de mai jos pot sa ti dau citeva informatii
1. e suficient user agreement stampilat de tine ca si contract valid cu oDesck/Elance
2. daca incasezi suma in USD si factura o emiti tot in USD sau treci echivalent in alte valute. Suma in USD trebuie sa intre in contul societatii nu in contul personal de card.
La contabilitate se fac corelarile intre facturile emise si intrarile in extrasul de cont de la banca in USD/Lei/EUR
3. conteaza suma finala lunara, nu cite servicii ai prestat pt suma respectiva. Daca vrei sa fii detaliat poti face un borderou atasat la factura cu zilele si serviciul prestat in respectivele zile
4. factura in sine poate reprezenta un contract
5. daca banii intra in cont in EUR, factura o vei face tot in Eur. Poti trece si echivalent USD, unde treci cursul de schimb EUR/USD in momentul emiterii facturii
6. diferentele de curs valutar se regleaza in contabilitate prin inregistrari separate
7. toate schimburile valutare se fac in cadrul firmelor doar prin banca si apar in extrasul de cont al firmei. In cazul in care trebuie inregistrate diferente de curs valutar, e treaba contabilului cum opereaza in contabilitatea firmei.

---

Buna ziua,

Va multumesc de timpul acordat si de raspunsuri.
1. Trebuie sa printez si sa stampilez de fiecare data agreement-ul intre mine si oDesk/elance si sa il atasez facturii?
2. Trebuie sa mai emit o factura in paralel cu cea de la elance/odesk?
3. Asta inseamna ca nu trebuie sa emit factura fiecarui client? Fac o factura la final de luna unde atasez nr de invoice pe care elance/odesk-ul il emite?
4. Factura trebuie sa fie aferente unui contract nu? cum pot face o factura sa reprezinte un contract?
5. Tu imi sugerezi sa fac factura dupa ce am incasat banii in contul de pe societate? De obicei cursul de schimb nu e clar pana in momentul in care banii au ajuns in contul din RO (nu e clar la momentul la care se initiaza transferul).
6. o sa vorbesc cu contabila aici.
7. o sa vorbesc cu contabila si aici

Sfatul meu personal, renunta la facturarea prin Elance/oDesk, o sa platesti tu impozit pentru comisionul lor. De ex la Elance, factura pentru acel comision de 8.75% ( unde banii ajung la elance ) este emisa de tine catre client, deci tu platesti 3%/16% din cei 8.75% impozit, plus pe langa asta sunt multe lucruri care nu sunt in regula cu facturile emise de ei.

O metoda buna este sa emiti tu factura electronica pentru suma de bani care o primesti ( in cazul in care tu platesti comisionul Elance, treci pe factura numai suma care iti ramane ), folosind aceasta modalitate ai libertatea de a adauga pe factura ce servicii/produse doresti, recomand factureaza.ro sau smartbill.ro pentru emiterea facturilor.

Va multumesc de timpul acordat si de raspunsuri.
1. Trebuie sa printez si sa stampilez de fiecare data agreement-ul intre mine si oDesk/elance si sa il atasez facturii?
Doar o singura data stampilezi agreementul; nu la fiecare factura.

2. Trebuie sa mai emit o factura in paralel cu cea de la elance/odesk?
Datele furnizate de elance/odesk le folosesti pt scrierea facturii tale.

3. Asta inseamna ca nu trebuie sa emit factura fiecarui client? Fac o factura la final de luna unde atasez nr de invoice pe care elance/odesk-ul il emite?
Exact. Firma ta emite lunar o factura catre elance/odesk. Nu folosesti nr lor, trebuie sa folosesti numerotatia firmei tale pt facturi. Nr de la elance/odesk sunt ale lor, pt uz intern

4. Factura trebuie sa fie aferente unui contract nu? cum pot face o factura sa reprezinte un contract?
Factura se emite in baza unui contract semnat si stocat in documentele firmei la prima factura. Ulterior tu specifici de la factura 2 "Servicii conform contract din 01aprilie2015" de exemplu, adica data cand ai semnat user agreement si ai emis prima factura catre odesk/elance

5. Tu imi sugerezi sa fac factura dupa ce am incasat banii in contul de pe societate? De obicei cursul de schimb nu e clar pana in momentul in care banii au ajuns in contul din RO (nu e clar la momentul la care se initiaza transferul).
Daca incasezi banii in cont in USD, tu emiti factura in USD si in contabilitate tot in USD se inregistreaza/in lei la cursul bnr din ziua emiterii. La final de luna se pot proceda la anumite diferente de curs valutar daca este cazul.

Buna ziua,

Informatiile de mai sus sunt foarte utile. Si eu lucrez ca freelancer pe UpWork/Elance si situatia e urmatoarea:

- Am PFA cu norma de venit. Platesc o suma fixa anual atat timp cat nu depasesc un anumit plafon.
- In acest moment facturez clientul direct, cu toate ca banii imi sunt transferati de catre oDesk/Elance. Pun diverse informatii cum ar fi intervalul lucrat, numarul contractului de pe oDesk/Elance (un numar unic pentru fiecare proiect) si suma care mi-a fost transferata.
- Din discutiile de mai sus inteleg ca corect ar fi sa facturez oDesk/Elance si nu clientul.

Am cateva intrebari:

1. Avand in vedere ca sunt in sistem Norma de Venit, ce obligatii am mai exact? Practic vreau sa ma asigur ca in caz de un control, totul este in regula.
(Vezi art. 49 alin. (8), codul fiscal: "Contribuabilii care desfăşoară activităţi pentru care venitul net se determină pe bază de norme de venit au obligaţia să completeze numai partea referitoare la venituri din Registrul de evidenţă fiscală şi nu au obligaţii privind evidenţa contabilă")
2. Domnul Hapiuc Robert a spus ca ar fi mai bine sa renunt la facturarea oDesk/Elance si sa emit o factura electronica pentru suma de bani pe care o primesc. Cui ar trebui sa emit aceasta factura? Catre oDesk/Elance? Sunt obligat sa le trimit aceasta factura pe email sau e de ajuns sa o am salvata in calculator (sau printata si stampilata)?
3. In acest moment sunt neplatitor de TVA iar clientii mei de pe oDesk/Elance sunt extra-comunitari. oDesk/Elance sunt de asemenea din spatiul extra-comunicar (USA). Este acest lucru de ajuns pentru a nu avea nici o obligatie legata de TVA? Mentionez ca veniturile mele anuale se incadreaza sub limita TVA.

In acest moment sunt angajat full-time iar veniturile de pe platformele online oDesk/Elance sunt suplimentare, insa ma gandesc foarte serios sa renunt la contractul de munca si sa incasez venituri doar din prestarea de servicii online. Astfel ca vreau sa ma asigur ca sunt 100% legal.

Orice sfat este binevenit!

Multumesc anticipat,
Mihai

La mine retragerea din PayPal este trecuta drept finantare firma din fonduri proprii, nefiind nevoie sa fac nici o factura. Cel putin asa mi-a recomandat contabila. Nu sunt sume mari, gen 100-200 usd / pe luna si momentan nu am avut probleme.
Am SRL-D, daca ajuta informatia asta.

Ca sa poti factura catre alte tari trebuie sa ai autorizatie de operator intracomunitar.
De asemenea pe factura trebuie trecut codul de tva primit la depunerea formularului 091, nu cui-ul primit de la registrul comertului.

RedJohn, autorizatia de operator intracomunitar nu este pentru clientii din UE? Toti clientii mei sunt din afara UE...

[QUOTE=staretzu;321513]Buna ziua,

Informatiile de mai sus sunt foarte utile. Si eu lucrez ca freelancer pe UpWork/Elance si situatia e urmatoarea:

- Am PFA cu norma de venit. Platesc o suma fixa anual atat timp cat nu depasesc un anumit plafon.
- In acest moment facturez clientul direct, cu toate ca banii imi sunt transferati de catre oDesk/Elance. Pun diverse informatii cum ar fi intervalul lucrat, numarul contractului de pe oDesk/Elance (un numar unic pentru fiecare proiect) si suma care mi-a fost transferata.

=daca banii vin in contul pfa de la odesk/ellance, factura trebuie emisa tot catre odesk (dar poti trece la servicii, mai multe rubrici cu denumirile clientilor catre care ai executat serviciile.)

- Din discutiile de mai sus inteleg ca corect ar fi sa facturez oDesk/Elance si nu clientul.

=corect e sa facturezi catre odesk

Am cateva intrebari:

1. Avand in vedere ca sunt in sistem Norma de Venit, ce obligatii am mai exact? Practic vreau sa ma asigur ca in caz de un control, totul este in regula.

=intreaba contabilul/un reprezentant local anaf si vei primi un raspuns mai exact

(Vezi art. 49 alin. (8), codul fiscal: "Contribuabilii care desfăşoară activităţi pentru care venitul net se determină pe bază de norme de venit au obligaţia să completeze numai partea referitoare la venituri din Registrul de evidenţă fiscală şi nu au obligaţii privind evidenţa contabilă")
2. Domnul Hapiuc Robert a spus ca ar fi mai bine sa renunt la facturarea oDesk/Elance si sa emit o factura electronica pentru suma de bani pe care o primesc. Cui ar trebui sa emit aceasta factura? Catre oDesk/Elance? Sunt obligat sa le trimit aceasta factura pe email sau e de ajuns sa o am salvata in calculator (sau printata si stampilata)?

=poti emite factura electronica, daca ei cer sa le trimiti pe email. Pt orice control e bine sa ai si factura printata, pusa la documentele lunare asa cum le primeste contabilul.

3. In acest moment sunt neplatitor de TVA iar clientii mei de pe oDesk/Elance sunt extra-comunitari. oDesk/Elance sunt de asemenea din spatiul extra-comunicar (USA). Este acest lucru de ajuns pentru a nu avea nici o obligatie legata de TVA? Mentionez ca veniturile mele anuale se incadreaza sub limita TVA.

=daca nu depasesti anual plafonul de inregistrare tva nu ai nicio obligatie in plus, indiferent ca vinzi intracomunitar sasu extracomunitar.
Ar mai fi de precizat ca pt intracomunitar iti poti lua cod de tva comunnitar, chiar daca in romania nu ai cod de tva conform legii.
Te va ajuta sa vinzi mai ieftin clientilor comunitari sau sa cumperi mai ieftin din tarile respective comunitare

In acest moment sunt angajat full-time iar veniturile de pe platformele online oDesk/Elance sunt suplimentare, insa ma gandesc foarte serios sa renunt la contractul de munca si sa incasez venituri doar din prestarea de servicii online. Astfel ca vreau sa ma asigur ca sunt 100% legal.

=inainte de a renunta la angajat full time, e bine sa porti o discutie pe cifre concrete cu un contabil/expert contabil cu constinte solide de legislatie actuala in materie de impozitare pfa/microintreprindere/angajat, care te poate ajuta sa iei o decizie corecta in vederea optimizarii si previziunilor fiscale, ca sa nu ajungi dupa o perioada la concluzia ca "ai sarit din lac in put" in privinta taxelor si beneficiilor.

Succes!

Nu ai cum să facturezi catre elance/odesk. Ei sunt intermediari.