Emitere facturi in format electronic

[Marius Cristian]

Ce formalitati trebuie indeplinite ptr ca sa pot emite si trimite in mod automat facturi?
Marea majoritate a firmelelor care ofera hosting procedeaza in acest mod.

LE: formalitati administrative (birocratice), nu tehnice.

[When]

Nu prea exista. Doar ca facturile electronice trebuie semnat electronic (cu token, nu cu atasarea unei scanari a unei semnaturi olografe). Ai gasit metoda tehnica sa automatizezi partea asta?

[Marius Cristian]

Nu prea exista. Doar ca facturile electronice trebuie semnat electronic (cu token, nu cu atasarea unei scanari a unei semnaturi olografe). Ai gasit metoda tehnica sa automatizezi partea asta?

Se pare ca e asa cum zici, am citit ieri mai bine legislatia. Cat despre automatizare, imi aduc aminte ca am vorbit acum mai bine de un an cu cei de la certSIGN - Semnatura electronica si raspunsul nu a fost deloc optimist.

Reformulez: cum procedeaza ceilalti (firmele de hosting in general, sistemul clasic utilizand whmcms: trimitere proforma, iar dupa plata se genereaza si factura fiscala trimisa prin email si stocata in cont) de sunt in regula si evita operatiunea deloc placuta de trimitere a facturilor "pe hartie"?

[Catalin C.]

Salut Marius

Semantura electronica este cu totul si cu totul altceva. Este o "semnatura" unica folosita in relatia cu autoritatile, pentru depunerea declaratiilor de final de luna/trimestru fara a face deplasarea fizic la Finante. Nu e semnatura, cat e o metoda de login bazata pe un soft si un stick ce tre' sa fie infipt in pc in momentul loginului. E folosit in general de contabili, si este suficient unul per contabil, indiiferent cator firme tii contabilitatea. Nu e nici foarte scump, 3 milioane cred reinnoirea anuala, dar nu e ce-ti trebuie tie. (Intreaba contabilul, sigura are)

Facturile emise clientilor nu trebuie semnate electronic (nici n-ai avea cum, nu e o semnatura propriu-zisa). Mai mult, facturile emise online circula FARA stampila si semnatura si asta de multi ani. Se poate verifica in orice email.

Nu cred ca este o procedura administrativa specifica pentru eliberarea autoamata de facturi. E treaba ta daca si cum emiti. Sunt si softuri care permit plasare aautomata a semnaturii si stampilei (scanate) in zona respectiva a facturii, dar nu este necesar.

Tot ce trebuie, ca si in cazul facturilor emise manual, este o nota interna (parca asa ii zice) care stabileste seria facturilor, discuta cu contabilul/çontabila si te va lamuri exact ce presupune.

Bafta

[croif]

Nu trebuie semnatura electronica. Citeste aici mai multe detalii: Noi reglementari privind factura electronica intra in vigoare din 2013

Normele Codului fiscal subliniaza ca aceste tehnologii sunt doar exemple, nu si cerinte obligatorii.

[Ciprian.Olaru]

din cate stiu eu exista o diferenta intre facturile electronice si facturile care se emit cu diverse softuri, insa care ajung intr-un final printate si inregistrate fizic in dosar;
pentru a emite facturi exclusiv electronic trebuie un sitem cu destula bataie de cap care sa poata stoca (hdduri, alte medii de backup, etc) acele facturi emise pentru verificari ulterioare o perioada buna de ani (stiu ca sunt niste cerinte obligatorii aici, insa nu le cunosc in detaliu);

o alta varianta pe care o practica multe firme se bazeaza pe faptul ca o factura nu e obligatoiu sa poarte stampila si semnatura si atunci firma emite electronic factura, o trimite prin mail (sau prin alta metoda) beneficiarului si la final, atat beneficiarul cat si prestatorul isi printeaza facturile si le inregistreaza fizic in dosar ca pe orica alte facturi normale;
aici trebuie sa existe si bunavointa clientului sa isi printeze singur factura (tu esti obligat sa ii trimiti factura, asa ca daca ai un client "necooperant" va trebui sa ajungi la varianta "prin posta");
ca sa poti emite facturi cu o anume serie e suficient ca administratorul sa ia o hotarare in care sa precizeze seria si numarul de inceput al facturilor ce uremaza sa fie emise; regula e ca numerele sa fie consecutive si sa respecte calendarul;

astea sunt informatiile pe care mi le amintesc acum (studiasem partial problema acum ceva vreme, insa am eliminat rapid varianta facturii electronice in adevaratul sens al cuvantului);

@catalin cerga - semnatura electronica se poate folosi si intre parti private, ea poate asigura de ex ca un document (o forma de contract sa zicem) se afla in varianta in care a plecat de la cel care l-a semnat si nu a fost alterat intre timp;

[Marius Cristian]

firma emite electronic factura, o trimite prin mail (sau prin alta metoda) beneficiarului si la final, atat beneficiarul cat si prestatorul isi printeaza facturile si le inregistreaza fizic in dosar ca pe orica alte facturi normale;

Asa doresc sa fac, intrebarea era daca o pot face linistit fara a mai face niste proceduri birocratice suplimentare.

[Hakuna Matata]

Eu fac asa de ani buni, fara batai de cap. Ceea ce conteaza in acest proces este ca tu sa bagi toate facturile [fiscale desigur] in contabilitate.

Asa doresc sa fac, intrebarea era daca o pot face linistit fara a mai face niste proceduri birocratice suplimentare.

[felix]

Referitor la factura electronica, imi aduc aminte, un amic si-a facut asa ceva si i-a trebuit ceva autorizatie. Factura nu este semnata si cred ca de aia iti trebuie ceva licenta.

[geo888]

citez: "Emitentul este obligat sa tina evidenta facturilor electronice emise intr-un registru electronic de evidenta a facturilor in forma electronica si sa mentioneze existenta unui exemplar pe suport de hartie, daca este cazul. Operarea in acest registru se realizeaza conform regulilor de operare a registrelor similare pe suport de hartie, completate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei si Finantelor in termen de 60 de zile de la data publicarii prezentei legi."

citez: "Emitentul facturii in forma electronica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

a) sa utilizeze un sistem informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei, in conditiile cap. VIII;

b) sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;

c) sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;

d) sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;

e) sa utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea de facturi in forma electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege. Arhivarea facturilor in forma electronica se poate face si de alte persoane decat emitentul acestora, in conditiile in care acestea sunt autorizate in acest sens si indeplinesc conditiile tehnice si de personal prevazute la lit. b) si c).

Art. 14

(1) Emitentul facturii in forma electronica este obligat sa notifice Autoritatii Nationale pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei orice modificare a sistemului informatic cu functii omologate pentru emiterea facturilor in forma electronica. Orice astfel de modificare este notificata cu cel putin 45 de zile inainte de data punerii in functiune.

(2) Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei avizeaza modificarile aduse in termen de maximum 30 de zile de la data inregistrarii notificarii.

Art. 15

Emitentul facturii in forma electronica are obligatia de a notifica Ministerului Economiei si Finantelor in termen de 24 de ore orice modificare survenita in legatura cu datele de identificare."

mai gasesti informatii suplimentare si aici